Digitalización de la función de RRHH en la empresa

¿En qué consiste la digitalización de los RRHH?

La digitalización en el departamento de RRHH (sea cual sea su denominación concreta) forma parte -o así debería ser- de un programa más amplio de intervención organizativa derivado de la adopción de habilitadores digitales de la Cuarta Revolución Industrial en las diferentes áreas de la empresa, implicando cambios en:

1. La estrategia corporativa y el modelo de negocio.
2. La naturaleza híbrida del bien producido o del servicio prestado
3. La automatización y digitalización de una parte importante de la cadena de valor.
4. El desarrollo de una cultura corporativa basada en la comunicación interna y el trabajo colaborativo y en red.

En este sentido, la consultora IDC ha publicado recientemente un estudio que recoge que el 66% de los CEO consultados consideran la digitalización como una pieza clave en los planes de negocio de sus empresas.

La digitalización en el área de los RRHH consiste en la adopción de tecnologías digitales, principalmente la Inteligencia Artificial (IA) y la HR Analytics para automatizar las actividades relacionadas con la gestión de personas.

Con la digitalización se optimiza la recogida y el tratamiento de los datos generados por el desempeño de los trabajadores en sus puestos, con lo que se facilita el trabajo a los profesionales del área de RRHH, aportándoles varias ventajas:

• Mejora la eficiencia y productividad del departamento. Se automatizan tareas rutinarias y de carácter operativo, como la gestión de nóminas, contratos, vacaciones y registros de asistencia; además, se reducen los errores derivados de la entrada manual de datos. Esto libera tiempo para que los profesionales de RRHH se enfoquen en actividades de carácter estratégico, como es la planificación de la plantilla, o la gestión y desarrollo del talento dentro de la organización.
• Se obtiene un acceso rápido y fácil a la información de la plantilla. Con este se facilita el análisis y la toma de decisiones basadas en datos y se mejora la comunicación interna en la organización.
• Permite mejorar la experiencia del empleado. Mediante plataformas digitales los empleados pueden acceder más fácilmente a sus datos personales y realizar gestiones administrativas (por ejemplo, solicitar las vacaciones) con menor costo de tiempo.
• Apoya el cumplimiento normativo. Las soluciones de software de gestión, que se nutren de la información de la plantilla, colaboran a garantizar el cumplimiento normativo en áreas como la gestión de nóminas, los registros de horas trabajadas y los requisitos legales de contratación.
• Permite gestionar mejor la flexibilidad y movilidad de los empleados. La información y las herramientas de gestión estás accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la gestión de personas en entornos de trabajo remotos (modelos de trabajo a distancia o híbridos) o donde la plantilla está distribuida geográficamente en varios centros.

Obtenida de Sutterstock 

Reinventando la función de RRHH 

Pero además de su propia digitalización, el área de RRHH se convierte en actor clave para impulsar la transformación digital de toda la organización, bajo la figura de expertos en gestión del cambio, con un enfoque transversal de sus actividades y centrado en las personas.

La gestión de RRHH evoluciona hacia sistemas basados en el uso de plataformas en red que les facilitan operar en aquellos aspectos más ajustados a las capacidades e intereses de los empleados: formación y desarrollo de competencias, participación de los empleados en la definición de estrategias, políticas de incentivos basadas en logros reales, concretos y mensurables, etc.

Para acometer tal papel, el área de RRHH tiene un segundo reto más crucial, que consiste en reinventarse aprovechando la tecnología digital que tienen en sus manos, desarrollando un nuevo modelo de gestión de las personas.

Aunque existen muchas más, yo destaco fundamentalmente tres estrategias que no son nuevas, pero como vengo sosteniendo en este blog la incorporación de la nueva generación de tecnologías y herramientas digitales a los flujos de trabajo hace más fácil y menos costosas ponerlas en marcha, y pueden ser extensibles a más actividades económicas y tipos de empresa que anteriormente. Estas tres estrategias son:

• Retención y desarrollo del talento
• Gestión flexible del tiempo de trabajo y conciliación.
• Cultura corporativa que ponga a las personas en el centro: transparencia, comunicación y participación.

1. Retención y desarrollo del talento. 

La gestión del talento, la capacidad para atraer y retener los perfiles profesionales adecuados sigue siendo determinante para estimular el crecimiento de las organizaciones. Pero debe adaptarse a las nuevos rasgos culturales de las generaciones que se incorporan al mercado de trabajo. En este sentido, aspectos como contar con un employee journey, disponer de un buen clima laboral que favorezca la comunicación interna y el reconocimiento del desempeño, o el compromiso social y medioambiental, serán soluciones que cada vez deberán estar presentes en las organización para atraer y fidelizar a los nuevos talentos.

La formación y el desarrollo de competencias también es una actividad que debe potenciarse con la ayuda de LMS corporativos que permiten planificar rutas formativas para todos los empleados, independientemente de su localización y jornada laboral, teniendo un seguimiento en tiempo real del cumplimiento de las acciones formativas. También empiezan a ser una realidad en las empresas nuevas fórmulas de aprendizaje basadas en la Realidad Virtual o el multiverso. 

2. Gestión flexible del tiempo de trabajo y conciliación. 

3. Cultura corporativa basada en el employee centric. 

La transformación digital de las organizaciones no se consigue sin empoderar y hacer protagonistas a los empleados de los cambios que las organizaciones experimentan. Esto se consigue mejorando y optimizando la experiencia del empleado en su trabajo, sus relaciones profesionales, su comunicación con el resto de la organización.

La opinión de las personas que forman una compañía es necesaria e importante. Por eso, asegurar canales para una buena comunicación interna y a través de los cuales los empleados puedan expresar sus opiniones, y recibir el feedback pertinente, deberá estar a la orden del día en las empresas. 

Al igual que dijimos en un artículo anterior sobre la automatización de los flujos de trabajo, la digitalización del área de RRHH en las empresas debe acometerse integrándola en un proceso más completo -y complejo- de transformación digital de las organizaciones.

La digitalización de RRHH cumple dos misiones que debemos tener en cuenta. Por un lado, agiliza y facilita la labor de los profesionales del área, haciendo que su tiempo pueda ser empleado en actividades de carácter estratégico que aporten valor. Y al mismo tiempo, la digitalización de RRHH debe apoyar la transformación digital del conjunto de la organización mediante iniciativas de desarrollo y retención del talento, implantando una cultura corporativa basada en el employee centric.